Las apropiaciones de nómina, a diferencia de las deducciones de nómina, en su totalidad están a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto.

Las apropiaciones de nómina están conformadas por los siguientes conceptos, que son determinados en la Liquidación de la nómina:Seguridad social.

Salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.

Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado.

Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

Aportes parafiscales.

Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por éste concepto.

Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.

Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.

Prestaciones sociales.

Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales.

Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.

Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador.

Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12%  mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea le periodo de la liquidación.

Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la Contabilización de la nómina.

Los conceptos aquí contemplados, se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, según sea el periodo de liquidación que cada empresa haya adoptado.

La determinación de la base sobre la cual se deben calcular los diferentes conceptos, será un tema que se tratará con mayor detenimiento en próximas entregas.

Aquí se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos que se deben apropiar. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos tratados aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social y Auxilio de transporte.

Devengado

Los valores devengados de la nómina son:

·    Salario básico mensual, asignado en el contrato de trabajo.

·    El recargo nocturno si la jornada o parte de ella se cumple durante la noche.

·    Las horas extras diurnas y extras nocturnas.

·    Los días dominicales y festivos, como las horas extras diurnas y nocturnas en dominicales y festivos.

·    El auxilio de transporte, tiene la naturaleza de un auxilio económico con destinación específica y por mandato de la ley se debe incorporar al salario única y exclusivamente para efectos de liquidación de prestaciones.

·    Los viáticos de carácter permanente en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no es lo que tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. Los viáticos ocasionales no constituyen salario en ningún caso.

El devengo en la Economía y la Contabilidad.En economía y contabilidad, el devengo es el principio por la cual todo ingreso o gasto nace en la etapa de compromiso, considerándose en este momento ya como incremento o disminución patrimonial a efectos contables y económicos. Es un derecho ganado que todavía no ha sido cobrado.El principio del devengo establece el criterio de imputación temporal de ingresos y gastos en función de la corriente real de bienes y servicios, en vez de hacerlo atendiendo a las corrientes monetarias que se produzcan. La aplicación del principio del devengo a la contabilidad proporciona una información más fiable y relevante que el principio de caja. Este criterio es uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados a nivel internacional. Reconocer las operaciones bajo este criterio implica que la operación se debe registrar en el momento en que ocurre el hecho económico que la genera, con independencia de si fue contratado, facturado, pagado o cobrado, o de su formalización mediante un contrato, factura o cualquier otro documento.El Plan General de Contabilidad de España establece el principio del Devengo como uno de los principios obligatorios en el registro contable de ingresos y gastos, estableciéndolo de la siguiente manera: "la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos".El gasto devengado implica:Una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio de la respectiva Jurisdicción o Entidad, originada por transacciones con incidencia económica y financiera en el ejercicio.

• El surgimiento de una obligación de pago por la recepción de conformidad de bienes o servicios oportunamente contratados por haberse cumplido los requisitos administrativos dispuestos para los casos de gastos sin contraprestación.
• La liquidación del gasto y la simultánea emisión de la respectiva orden de pago del cumplimiento de los previstos anteriormente.
• La afectación definitiva de los créditos presupuestarios asignados correspondientes.

DEDUCCIONES SALARIALES

DEDUCCIONES SALARIALES



Se puede decir que la Nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.

 El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un trabajador recibe una remuneración, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llamatotal devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.

Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar del total devengado, tenemos:

Consideraciones importantes: 

1) La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.

2) Los descuentos por razones judiciales poseen  topes máximos; es decir, un 50% del salario es embargable en relación con las demandas de alimentos y/o procesos adelantados con entidades bancarias;  para otros procesos como por ejemplo un ejecutivo (cobro de un titulo valor), solo se puede embargar hasta la quinta parte de la diferencia entre el ingreso del trabajador y  el salario Mínimo legal. 

3) Cuando el descuento afecte el Mínimo legal no es procedente salvo por vía judicial. Se elimino la posibilidad que tenía el Inspector de trabajo de su autorización. Ley 1429 de 2010 art. 18 numeral 2. Concepto número 289705 del 22 de Septiembre de 2011 del Ministerio de la Protección Social.

Teniendo en cuenta lo anterior, debemos señalar que  al trabajador no se le puede afectar su asignación vital que sería el mínimo legal; de ahí, que si existe un escrito firmado por el empleado autorizando el descuento, este no tiene validez.

4) Con respecto a los préstamos que realizan los fondos de empleados, el artículo 152 del C.S.T deja entrever la posibilidad de acordar las cuotas a descontar sin la necesidad de acudir al Ministerio de la Protección social  es hasta un 50%. Los fondos de empleados se asimilan a las cooperativas autorizadas por ley.

5) Con respecto a deudas que tenga el trabajador con cooperativas de ahorro y crédito, debe existir libranza por nomina para poder hablar de descuento salarial.

La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.

El pagaré libranza, no es más que un compromiso de pago a través de un contrato, que incorpora una obligación incondicional e irrevocable de quien la otorga, de pagar una suma de dinero durante un tiempo específico a otra persona, autorizando el descuento de su sueldo por nomina.

Se debe tener la autorización expresa del trabajador para que la cuota de la libranza le sea deducida de su Nómina, de lo contrario la empresa se puede exponer a una demanda laboral, debido a que la ley laboral prohíbe que el empleador le descuente al trabajador valor alguno de su salario sin previa autorización del trabajador o sin orden judicial competente.

6) Con respecto a los descuentos que las empresas realizan al momento de terminación del contrato, la Corte suprema de justicia se ha reiterado en la jurisprudencia para expresar que una vez culminado el contrato de trabajo, cesa la relación laboral y por ende puede el empleador al momento de liquidar, hacer la deducción de lo debido en su totalidad.

Sin embargo como se trata de fallos jurisprudenciales por sentencias en casación, para evitar litigios, lo recomendable es hacer el descuento hasta el tope de ley; es decir no afectar el Mínimo Legal, debe haber acuerdo previo.

7) El pagaré es una forma de garantizar el cobro de la deuda después de la desvinculación laboral del trabajador.